A la recherche du temps perdu

Time is money : c'était le slogan à la mode dans les années 50-60 après des années de taylorisme aux USA et avant que Chaplin ne commence à en ébranler le socle dans les "Temps Modernes". Cela s'est ensuite traduit dans les années 80 par l'arrivée en masse des séminaires de gestion de temps, où Jean-Louis SERVAN SCHREIBER, notamment, se faisait une seconde réputation et où les volumineux " organizers" fleurissaient et faisaient la fortune de FILOFAX, en préparant le lit des Palm et autres tablettes. 

Aujourd'hui la tendance est au "slow" et l'excitation managériale n'est plus "in". Après le succès de la  "force tranquille", une approche plus "zen" devenait de mise dans les affaires, et les Steve JOB, Bill GATES et SOROS plus sereins ont remplacé les BOREL caricaturalement trépidants. Il est désormais de bon ton de s'occuper d'une ONG mondiale et d'aborder Davos avec une vision quasi alter-mondialiste et l'on passera pour un nouveau riche  en s'affichant comme un suppôt inconditionnel du profit à tout prix. Bref il convient désormais de donner le temps au temps.  

Or, pour la plupart, le temps reste un luxe inabordable. Et la gestion de celui-ci est aussi peu répandue que la gestion de sa carrière dont tant se réclament mais que fort peu pratiquent réellement. Il n'est que de constater les  horaires des "cadres" (doit-on rajouter "supérieurs") français honteux de quitter leurs bureaux avant 19 heures 30 alors que la plupart de nos voisins se considèrent inefficaces s'ils s'arrêtent après 17 heures. Enfin qui n'a pas été émerveillé par sa propre productivité à la veille de partir en vacances : il est alors possible de  réaliser en une journée ce que l'on fait en temps normal en une semaine. 

Le temps étant une denrée rare (et chère : amusez-vous à calculer votre taux horaire sur une base annuelle, congés et charges comprises – soit plus de 100 euros par heure pour un salaire annuel brut de 100.000 euros) il est indispensable de l'utiliser intelligemment. Et comme toute allocation de ressources, celle-ci doit être établie en fonction des enjeux en présence. 

La gestion du temps est donc classiquement un exercice "top-down" : il faut répartir la ressource, dans un intervalle de mesure, en proportion des objectifs qui vous sont assignés ou de ceux que l'on se donne. Ces objectifs  sont de 3 sortes : 

- les objectifs professionnels découlant des  responsabilités du poste occupé,
- les objectifs professionnels que l'on se donne dans le cadre de sa gestion personnelle de carrière,
- les objectifs personnels que l'on veut réaliser pour "réussir" sa vie et celle de sa famille. 

Ignorer les objectifs personnels dans le cadre de sa vie active, c'est souvent mettre en danger celle-ci, car la frustration qui découlera d'un échec éventuel, influera immanquablement et à des degrés divers, qui pourront même être dramatiques, sur la carrière professionnelle : combien de divorces sont dus à une poursuite effrénée du succès professionnel et combien de divorces sont la cause d'échecs professionnels retentissants ! A un niveau plus ludique la réalisation du grand voyage en Inde que l'on prépare depuis des années sera la récompense et le rebond d'un parcours professionnel réussi. 

Les objectifs professionnels que l'on se donne personnellement sont ceux qui permettent de construire son "fonds de commerce" personnel : ils ne sont pas contradictoires avec ceux liés à ses responsabilités purement professionnelles, mais complémentaires dans la mesure où ils permettent d'y atteindre l'excellence tout en développant une expertise unique et une connaissance exceptionnelle du métier et des ses acteurs sur le marché. 

Il n'empêche, comme on pourra le constater, que sur les 3 types d'objectifs retenus, 2 sont de nature personnelle : rien d'étonnant à cela, il est naturel que l'on consacre entre 10 et 20% de son temps professionnel à son propre accomplissement. L'adage ancien "mens sana in corpore sano" a été remplacé par, "il faut être bien dans sa peau" pour réussir. 

L'horizon, ou l'intervalle de mesure du temps, est le second paramètre à prendre en compte. Cet horizon pourra s'étendre : 

- sur plusieurs années (lancement d'un produit ou d'une nouvelle activité),
- plus classiquement, sur un an (rythme des bilans, des budgets – et des révisions de salaires),
- sur le trimestre (reporting des sociétés cotées),
- sur le mois (reporting à la maison mère)
- ou la semaine (rythme quasi biologique et notamment celui de la cellule familiale – et de nos agendas). 

Dans la pratique on analysera ses objectifs par écrit, que l'on déclinera en 10 à 20 "items" précis, détaillés, quantifiés et définis dans le temps (date de réalisation). On décomposera en modules plus petits, les objectifs trop importants (plus de 60 demi-journées) ou trop étendus dans le temps (plus de 9 mois). On essaiera de définir pour chaque" item" une priorité "stratégique" de réussite (AAA, AA, A) et une urgence (1,2,3).  Enfin on tentera d'affecter à chaque "item" un crédit-temps, estimé très grossièrement et "à la louche", en demi-journées. 

On comparera ensuite la somme des temps ainsi alloués avec le temps disponible (par semaine, mois, trimestre et année) et il sera alors certainement nécessaire de faire des équilibrages et des arbitrages pour faire coïncider les ressources et les emplois. Il sera aussi indispensable de revoir régulièrement ses objectifs et par conséquent son allocation de temps, en fonction des évènements et de l'évolution des priorités et des urgences. 

Les plus courageux feront même un suivi du temps passé et mettront en pratique ce que les sociétés de conseil connaissent depuis des décennies : les "time sheets". Tout l'intérêt sera de constater les "fuites", les "pertes de temps", la croissance incontrôlée du poste " divers", et finalement le besoin de remettre à plat son organisation personnelle. 

D'où l'intérêt également de mettre une fois par mois par écrit le bilan de son action. Que ce soit pour son patron, son encadrement ou tout simplement pour soi-même, il est important de synthétiser ses travaux et ses réalisations et de constater leur adéquation (ou leur éloignement) avec ses objectifs initiaux. Le "rapport d'activité" ne doit pas être pas un exercice d'autosatisfaction intéressée, mais bien un outil d'analyse de son travail et de correction de ses priorités.  

En résumé, gérer son temps prend du temps, mais comme il est plus facile d'en perdre que d'en gagner, il importe de l'utiliser intelligemment et avec parcimonie : dans toute une vie active (de 25 à 65 ans) il n'y a "que" 16.000 demi-journées de travail  contre 14.000 de loisirs, le tout pour préparer les quelques 11.000 demi-journées d'inactivité qui suivront, compte tenu d'une espérance de vie de 80 ans ; quel boulot ! 

15 janvier 2005